Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan prinsip yang merupakan ruh dari standar ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sebagai berikut :

1. Fokus Pada Pelanggan

Keberlangsungan suatu perusahaan sangatlah bergantung kepada pelanggannya. Oleh karena itu, pelanggan menjadi salah satu fokus penting yang harus diperhatikan. Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 diharuskan memiliki strategi khusus untuk terus menerus memantau kepuasan pelanggan. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
• Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh tingkatan organisasi.
• Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti hasilnya.
• Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Kepemimpinan

Pemimpin merupakan elemen terpenting di dalam suatu organisasi. Keberhasilan suatu organisasi biasanya dimulai dari kecakapan pemimpin dalam memaksimalkan potensi sumber

daya yang dimilikinya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait dengan prinsip ini adalah:

• Memperhatikan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.
• Membangun visi yang jelas tentang masa depan organisasi.
• Menetapkan tujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Target)
• Menyediakan Sumber daya yang diperlukan baik Sumber daya manusia atau assset.
• Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan

Sebaik apapun strategi yang ditetapkan pihak manajemen tidak akan ada gunanya bila tidak diamini oleh seluruh karyawan yang ada di organisasi. Oleh karena itu, peran aktif dari karyawan sangat dibutuhkan untuk keberhasilan implementasi sistem manajemen mutu.

Beberapa hal yang harus dilakukan untuk prinsip ini adalah:

• Setiap karyawan harus memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam organisasi.
• Setiap karyawan harus mengidentifikasi hambatan terhadap kinerja mereka.
• Setiap karyawan harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
• Setiap karyawan harus secara aktif mencari kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.
• Setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman.

4. Pendekatan Proses

Sebuah hasil yang hendak dicapai akan lebih efisien diraih ketika kegiatan-kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu kesatuan proses yang tidak dapat dipisahkan. Ini juga berarti bahwa yang terpenting dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah proses bukan hasil. Artinya, target yang tidak tercapai bukanlah masalah majour yang tidak dapat dimaafkan selama kegagalan tersebut dianalisis dan dilakukan perbaikan ke depannya.

Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan.
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan kunci (utama) organisasi.
• Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.
• Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di dalam organisasi.
• Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.
• Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini:

• Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.
• Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.
• Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.
• Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional.
• Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum mengambil tindakan.
• Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Perbaikan yang terus menerus

Perbaikan berkesinambungan dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi. Ini juga berarti bahwa organisasi tidak boleh puas terhadap hasil yang dicapai. Harus selalu ada peningkatan performa dari tahun ke tahun. Beberapa hal yang harus dilakukan tekait prinsip ini adalah:

• Secara periodik melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan inetranal audit
• Secara periodik mengadakan rapat khusus yang membahas masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasa disebut rapat tinjauan manajemen).

7. Pendekatan Faktual pada Pengambilan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusa didasarkan pada analisis data dan informasi yang benar. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.
• Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.
• Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target. Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
• Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang / jasa) yang mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisai.

Sumber :  http://www.dckonsultan.com